Czarny poniedziałek zdarzył się każdemu menedżerowi w dynamicznym biznesie, w którym zmiana, taka jak niespodziewana decyzja klienta o zakończeniu współpracy, czy klęska żywiołowa jak powódź zalewająca magazyn, były nie do przewidzenia. To zmiana, której nie chcemy, nie planowaliśmy, przynosząca stres, niepewność, lęk i dużo dodatkowej pracy. Na podstawie wiedzy z psychologii zmiany, neuronauki i doświadczenia biznesowego dzielę się prostymi, ale bardzo skutecznymi narzędziami, które pomogą Ci zarządzić sytuacją. Seria „Gdy się wali…” zawiera sekwencję kroków, których wdrożenie wesprze w radzeniu sobie z nagłą zmianą.
Kiedy wydarza się zwrot akcji jak w kinie, a w biznesie oznacza to raczej niedobre informacje to poziom emocji może być wysoki. Tak wysoki, że nie pozwala na racjonalne myślenie. Ani Tobie, ani zespołowi. Wtedy to co przychodzi z pomocą to metoda STOP, a gdy ochłoniesz polecam kolejne narzędzie.
Metoda FOCUS.
Pozwala na koncentracji na tym co naprawdę się wydarzyło, oddzielić fakty od interpretacji i zaplanować pierwsze możliwe działania.
FAKTY – ustal znaczenie tego co się wydarzyło
- Ustal co faktycznie się wydarzyło – FAKTY, nie oceny, emocje i interpretacje
- Zadbaj o zrozumienie przyczyn sytuacji
- Oszacuj znaczenie sytuacji dla Twojej firmy, np.:
– poziom ryzyka finansowego – ile faktycznie obrotu utraci firma, ile uda się odzyskać przekierowując inwestycje
– utrata % obrotu (na poziomie kraju / regionu / globu) i jak to przekłada się na utratę zysku
OPCJE – przygotuj 3 scenariusze przyszłości
- Przygotuj 3 scenariusze przyszłości z szacunkiem ich prawdopodobieństwa:
– Najbardziej negatywny z możliwych
– Najbardziej pozytywny z możliwych
– Najbardziej realistyczny
– Zadbaj, aby każdy scenariusz zawierał możliwe konsekwencje dla Twojej firmy w horyzoncie krótko- i długoterminowym
– Do ich tworzenia zaangażuj 2-3 osoby mające największą wiedzę o rynku i tego typu sytuacjach (niekoniecznie z Twojego działu)
KOMUNIKACJA – zadbaj o przepływ informacji
- Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy:
– kto się musi dowiedzieć
– kiedy informacja powinna zostać przedstawiona
– jaki poziom szczegółów należy przekazać
- Podziel interesariuszy na grupy
– Bezpośredni zespół, top management, działy wspierające, osoby współpracujące po stronie klienta itp.
- Przygotuj plan w jaki sposób będziesz przekazywać informacje (częstotliwość, sposób, forma) do różnych grup interesariuszy
UZNANIE – uznaj, że jesteście w procesie zmiany
Uznaj, że:
- emocje są naturalne i spodziewaj się, że wystąpią szczególnie w pierwszym etapie komunikacji u wszystkich informowanych
- nie masz odpowiedzi na wszystkie pytania i to jest ok
- nie masz wpływu na wszystko i wiele rzeczy (w tym decyzje klienta) pozostają poza Twoją pełną kontrolą
- masz prawo delegować zadania i prosić o wsparcie
- możesz zmieniać priorytety pracy zespołu
- takie sytuacje są wpisane w Twoją pracę i są kolejnym projektem do zarządzenia, choć nie był on planowany
- proces zmiany wymaga czasu
SPOKÓJ – zadbaj o komfort konstruktywnej pracy
Zadbaj o siebie i swoją energię
- Przygotuj swój kalendarz i zadbaj o przestrzeń dla nowego projektu
- Zadbaj o wsparcie: partnera, z którym możesz omawiać wyzwania na bieżąco
- Ustal plan działania i komunikacji z przełożonym
- Stwórz plan codziennego odbudowywania swojej energii
Stwórz zespołowi komfortowe warunki pracy
- Bądź transparentny w komunikacji
- Nadaj wydarzeniu odpowiednią skalę – nie lekceważ, ale i nie dramatyzuj
- Ustalcie wspólnie plan pracy na kolejne dni i zdefiniujcie priorytety
Zaproś zespół do poszukania w tej sytuacji nowych możliwości
- Zatroszcz się o potrzeby interesariuszy
- Zaplanuj regularną komunikację z interesariuszami
- Upewnij się, że otrzymali wszystkie niezbędne informacje
- Bądź dostępny w przypadku pytań
SKUTECZNOŚĆ METODY FOKUS
Skuteczność metody FOKUS polega na pomocy swojemu organizmowi w obniżeniu poziomu hormonów, które utrudniają działanie kory przedczołowej (odpowiedzialnej za kreatywne myślenie) i pomoc w wytwarzaniu hormonów, które pomagają w powrocie do równowagi i regeneracji.
